Newsletter Dezember 2023
Vernehmlassungen
Der Verbandsvorstand hat an seiner Sitzung vom 14. Dezember 2023 zu dieser Vorlage Stellung genommen:
Alle Vorlagen können auch nach Ablauf der Vernehmlassungsfrist unter diesem Link eingesehen werden.
Neuaufnahme von Mitgliedern
Der Vorstand hat an seiner letzten Sitzung diese Kollegen neu in unseren Verband aufgenommen:
- Claudia Balz, Gemeindeschreiberin-Stellvertreterin in Böztal
- Melanie Fink, Gemeindeschreiber-Stellvertreterin in Schlossrued
- Nicola Obrist, Gemeindeschreiber-Stellvertreterin in Döttingen
Der Vorstand heisst die neuen Verbandsmitglieder herzlich willkommen und freut sich auf eine aktive Teilnahme am Verbandsgeschehen.
Mitgliedermutationen bitte melden
Bitte meldet Stellenwechsel, Pensionierungen, Änderungen bei den Personalien usw. an unseren Kollegen Stephan Kopp, Gemeindeschreiber in Biberstein. Für die Meldungen steht das Online-Formular auf unserer Website zur Verfügung.
Der Verband Aargauer Gemeindeschreiberinnen und Gemeindeschreiber goes LinkedIn
Der Vorstand hat beschlossen, dass unser Verband ab 1. Januar 2024 in der beruflichen Community "LinkedIn" präsent ist. Mit dieser Plattform will der Vorstand die Mitglieder zusätzlich vernetzen und nebst der Website www.gemeinden-ag.ch und dem periodischen Newsletter über die Aktivitäten unseres Verbandes informieren.
Nachfolgelösung eBau Aargau: Gemeinsam entwickeln – Inputs der Gemeinden sind gefragt
Eine spannende Herausforderung steht an! Die eingesetzten Module der bestehenden Baugesuchslösung eBau werden ab dem 1. Januar 2026 von SAP nicht mehr unterstützt und gewartet. Dies hat den Kanton veranlasst, DIBA (Digitale Baugesuchsabwicklung) zu starten - ein wegweisendes Projekt, das darauf abzielt, eine innovative und bedarfsgerechte Nachfolgelösung für eBau zu entwickeln.
Seit dem 1. August 2023 befindet sich die Abteilung für Baubewilligungen in der Konzeptphase. Die erarbeiteten Ergebnisse möchte die Abteilung für Baubewilligungen gerne mit den künftigen Anwenderinnen und Anwendern spiegeln und Expertisen der Gemeinden dazu abholen. Im Speziellen werden Gemeinden angesprochen, die heute bereits eBau nutzen oder planen, eine Softwarelösung für die Bearbeitung von Baugesuchen zu beschaffen. In diesem Zusammenhang werden die Gemeinden herzlich eingeladen, im Echoraum "Gemeinden" mitzuwirken, um mit DIBA eine Lösung zu entwickeln, die den aktuellen Herausforderungen gerecht wird, und auch zukünftige Anforderungen erfüllt. Mit dieser Form der Partizipation hat die Abteilung für Baubewilligungen bereits in Projekten wie ePlanung sehr gute Erfahrungen gemacht. Im Echoraum "Gemeinden" haben die Gemeinden die Möglichkeit, in Onlineveranstaltung via Microsoft Teams einen Einblick in den aktuellen Fortschritt des Projekts zu erhalten. Aber nicht nur das - es kann auch aktiv an der Gestaltung mitgewirkt werden. Unsere Fragen und Anregungen stehen im Mittelpunkt dieses Echoraums. Der zeitliche Aufwand sollte sich auf vier Stunden pro Monat beschränken.
Wurde das Interesse zur Mitwirkung geweckt oder sind offene Fragen aufgekommen? Dann dürft ihr euch gerne bis Ende Januar 2024 bei Projektleiter patric.distel@ag.ch oder unter Telefon 062 835 32 23 melden.
Jahresabschluss - Meldung von ausländischen Sozialhilfeempfänger:innen an das kantonale Amt für Migration und Integration (MAS)
Der Bezug von Sozialhilfe kann zu ausländerrechtlichen Massnahmen durch das kantonale Amt für Migration und Integration (MIKA) führen. Damit das MIKA die notwendigen Informationen erhält, sind von den Gemeinden entsprechende Meldungen zu erstatten. Mit Schreiben vom 5. Dezember 2023 fordert das MIKA die Gemeinden, welche diese Meldungen noch nicht erstattet haben, auf, dies bis am 31. Dezember 2023 nachzuholen.
Damit dies für die Gemeinden in administrativer Hinsicht möglichst einfach umsetzbar ist, wurde eine digitale Schnittstelle geschaffen: Die Meldungen werden von der Software KLIBnet mittels einer elektronischen Schnittstelle an die vom MIKA verwendete Fachapplikation JustThis übermittelt. Zu jedem Dossier werden Fallproblematiken geführt. Diese werden bei jeder Meldung übermittelt. Um die Meldung zu versenden, wird das Modul "eMeldung" geöffnet. Unter dem Register "zum Exportieren bereit" können die zu exportierenden Meldungen mittels Häkchen ausgewählt und mit dem Typ "MAS AG" via "Exportieren" exportiert werden. Im Register "zum Senden bereit" können mit Häkchen die Klientinnen und Klienten angewählt werden, welche gesendet werden sollen. Dann wird via Button "Senden" die Meldung(en) an den Kanton gesandt.
Die Anwendung wird als sehr benutzerfreundlich und zeitsparend empfunden und kann jederzeit empfohlen werden. Auskünfte erteilen euch gerne die Sozialen Dienste Möhlin. Wie erwähnt ist das Amt für Migration und Integration auf die Meldungen der Gemeinden angewiesen, damit bei schweren Fällen ausländerrechtliche Konsequenzen verfügt werden können. Der Vorstand ruft daher dazu auf, die erforderlichen Meldungen dem MIKA zu übermitteln.
Erinnerungsschreiben MIKA an Gemeinden vom 5. Dezember 2023 [pdf, 16 KB]
Schreiben MIKA an Gemeinden vom 3. April 2023 [pdf, 130 KB]
Weisung betreffend Meldung von ausländischen Sozialhilfeempfänger:innen [pdf, 368 KB]
Fit4Digital (Smart Service Portal)
Einsatz von Microsoft Teams in öffentlichen Verwaltungen
In den letzten Jahren hat sich der Einsatz von Microsoft Teams in öffentlichen Verwaltungen als eine effektive Methode zur Steigerung der Effizienz und Produktivität erwiesen. Teams dient nicht nur zur Teilnahme an Meetings und Informationsveranstaltungen, sondern ermöglicht einen einfacheren Austausch und eine engere Zusammenarbeit mit dem Kanton, Kommissionen, anderen Behörden oder Organisationen.
"Bei der Einführung von ePlanung konnten die Gemeinden mit Microsoft Teams und der Funktion "Bildschirm teilen" einfach und problembezogen unterstützt werden. Um die Möglichkeiten noch stärker verwenden zu können, wünschen wir uns, dass die Gemeinden und Städte die notwendige Infrastruktur realisieren, um flächendeckend die damit verbundenen Synergien zu nutzen."
Patric Distel, Digitalisierungsverantwortlicher Departement Bau, Verkehr und Umwelt
Da das Treffen mit Microsoft Teams ortsunabhängig stattfindet, lässt sich in der Regel schneller einen passenden Termin finden und lange Bearbeitungszeiten können zur Freude aller verkürzt werden. Weiter können durch das "Teilen des Bildschirmes" Problemstellungen oder Fragen einfacher erklärt, diskutiert und gelöst werden. Teams bietet noch viele weitere nützliche Funktionen und es ist wichtig, die Vorteile einer teambasierten Arbeitsweise zu erkennen und zu nutzen, um die öffentliche Verwaltung weiter zu verbessern. Bei Fragen oder für eine Beratung zum Einsatz von Teams steht die Fachstelle Smart Services Aargau gerne zur Verfügung.
Allgemeine Informationen
Die Fit4Digital GmbH informiert im separaten Fact Sheet über diese Themen:
- Den Meldeservice direkt auf der Homepage verlinkt
- 20 Monate und 30'000 Bestellungen
- Entsorgungsmarken oder Gebührensäcke bestellen
- Artikel der Gemeinde einfach anbieten und simpel abrechnen
- Eine Verlinkung, die Grosses bewirkt
Allgemeine Informationen Dezember 2023 [docx, 10.4 MB]
E-Learning Angebot der Kantonspolizei Aargau
Das Internet bildet in der heutigen Zeit einen festen Bestandteil unseres täglichen Lebens. Wir schreiben E-Mails, kaufen in Online-Shops ein und nutzen E-Banking. Aufgrund der Digitalisierung und des technologischen Wandels sind die Möglichkeiten heute fast grenzenlos. Doch auch Menschen mit kriminellen Absichten nutzen das Internet für ihre Zwecke. So werden "analoge" Formen der Tatbegehung immer mehr zu digitalen. Kriminelle angeln sich persönliche Daten (sog. Phishing), hacken Computer, erpressen Geld, nehmen online Betrugshandlungen vor.
Cyberkriminelle zielen meist auf den Menschen als grösste Schwachstelle im System. Sie versuchen Menschen für ihre Zwecke zu instrumentalisieren (sog. Social Engineering) und nutzen dabei Hilfsbereitschaft, Gutgläubigkeit, Unsicherheit oder Angst aus.
Die Kantonspolizei Aargau hat auf ihrer Homepage ein E-Learning Angebot für Gemeindebehörden aufgeschaltet:
Cybercrime - Kanton Aargau (ag.ch)
Gerne macht der Vorstand auf dieses Angebot aufmerksam. Bitte leitet diese Informationen und die Website intern an eure Gemeindeangestellten weiter, damit alle von diesem Angebot profitieren können.
Frohe Festtage und ein gutes neues Jahr
Weihnachtszeit - Zeit, innezuhalten, Stille und Ruhe zu geniessen und das vergangene Jahr Revue passieren zu lassen, das mit Höhen und Tiefen wie im Flug verging. Es ist Zeit für die wichtigen Menschen, die uns begleiten. Es ist Zeit für Worte und Gesten der Dankbarkeit. Aber auch Zeit, um nach vorne zu schauen, neue Ziele zu formulieren, um sie zuversichtlich zu erreichen. Es ist Zeit, Kraft zu tanken!
Der Vorstand dankt allen Mitgliedern herzlich für das entgegengebrachte Vertrauen! Ein herzliches Dankeschön gehört den Mitgliedern, welche sich in Arbeitsgruppen oder in einer anderen Art und Weise aktiv für unseren Verband engagieren und einsetzen.
Wir wünschen allen Mitgliedern frohe und erholsame Festtage und einen guten Start ins neue Jahr. Für das kommende Jahr wünschen wir alles Gute, viel Glück und Erfolg. Der Vorstand freut sich auch im nächsten Jahr auf eine vertrauensvolle Zusammenarbeit und spannende Kontakte!
