Vernehmlassungen

Der Verbandsvorstand hat an seiner Sitzung vom 19. Oktober 2023 zu diesen Vorlagen Stellung genommen:

• Einführungsgesetz zu den Bundesgesetzen über die Alters- und Hinterlassenenversicherung und die Invalidenversicherung (EG AHVG/IVG): Änderung [pdf, 135 KB]
• Totalrevision Schulgesetz: Entwurf neues Volksschulgesetz (E-VSG); Entwurf neues Mittelschulgesetz (E-MSG) mit allgemeinen Anregungen [pdf, 583 KB]

Alle Vorlagen können auch nach Ablauf der Vernehmlassungsfrist unter diesem Link eingesehen werden.

 

Neuaufnahme von Mitgliedern

Der Vorstand hat an seiner letzten Sitzung diese Kollegen neu in unseren Verband aufgenommen:

• Sandra Snigorska, Gemeindeschreiber-Stellvertreterin in Meisterschwanden

Der Vorstand heisst die neuen Verbandsmitglieder herzlich willkommen und freut sich auf eine aktive Teilnahme am Verbandsgeschehen.

Mitgliedermutationen bitte melden

Bitte meldet Stellenwechsel, Pensionierungen, Änderungen bei den Personalien usw. an unseren Kollegen Mike Barth, Gemeindeschreiber in Staufen. Für die Meldungen steht das Online-Formular auf unserer Website zur Verfügung.

 

Generalversammlung 2023: Protokoll

Das Protokoll der 121. Generalversammlung des Verbands Aargauer Gemeindeschreiberinnen und Gemeindeschreiber vom 8. Mai 2023 in der Mehrzweckhalle Sins wurde durch unseren Kollegen Marius Fricker verfasst. Der Vorstand hat dieses zustimmend zur Kenntnis genommen und den Revisoren zur Prüfung weitergeleitet, welche das Protokoll nun genehmigt haben.

Protokoll der Generalversammlung 2023 [pdf, 443 KB]
Präsentation zur Generalversammlung 2023 [pdf, 3.7 MB]

 

Sammelbestellung Abstimmungskuverts

Die Sammelbestellung der Abstimmungskuverts (Zustell- und Antwortkuvert, Stimmzettelkuvert) wird jährlich im Herbst von unserem Verband organisiert. Seit dem Jahr 2021 wird diese Bestellung in Zusammenarbeit mit der Staatskanzlei direkt über die Wahl- und Abstimmungssoftware VeWork abgewickelt (Bereich "Materialverwaltung").

Der Start der Sammelbestellung für das Jahr 2024 ist am 18. Oktober 2023 erfolgt. Die dafür notwendigen Informationen wurden per E-Mail an alle in VeWork hinterlegten, aktiven Gemeinde-Administratorinnen und -Administratoren zugestellt. Im Register "Materialverwaltung" wird nun der Bereich "Abstimmungs- und Stimmzettelkuverts" angezeigt. Die darin enthaltenen Angaben sind gemäss den vorhandenen Daten vor abgefüllt. In diesem Bereich können bis am 6. November 2023 die Bestell-Angaben angepasst oder die vorgeschlagene Bestellmenge bestätigt werden. Nach Übermittlung der Angaben können die Daten nur noch von der Staatskanzlei bearbeitet und angepasst werden.

Weitere Informationen erhaltet ihr im VeWork-Handbuch für Gemeinden (Extranet für Gemeinden).

 

Neues Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) ab 1. September 2023

Für die Gemeinden ist im Bereich des Datenschutzes das kantonale Recht massgebend (insbesondere Gesetz über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen [IDAG]). Das neue Bundesrecht hat daher für die Gemeinden und die Gemeindeverbände nur eine untergeordnete Bedeutung bzw. keine Auswirkungen. Das IDAG und die dazugehörige Verordnung wurden bereits vorher teilrevidiert (Inkrafttreten der Änderungen per 1. August 2018). Dabei wurde insbesondere das Instrument der Datenschutz-Folgenabschätzung eingeführt (vgl. § 17a Abs. 1 IDAG).

 

Seminare für Gemeindeschreiber:innen: Bilde dich weiter

Mühe mit schwierigen Kundengesprächen?

Die Kurse der IPM im Auftrag der Gemeindefachverbände greifen verschiedene Themen im Gemeindealltag auf. Heute hier noch anmelden und den Umgang mit schwierigen Kunden lernen. Weitere Kurse und Seminare finden Sie auf der Website der IPM.

 

Fit4Digital (Smart Service Portal)

Rückblick 8. Public Innovator Event

Am 28. September 2023 fand der 8. Public Innovator Event von Fit4Digital statt (Rückblick). Eröffnet wurde der Anlass von Bruno Tüscher, Vorsitzender der Geschäftsleitung von Fit4Digital, welcher stolz auf die Arbeiten und Fortschritte, welche in den letzten 18 Monaten erreicht wurden, zurückblickte. Auch durfte der Landstatthalter des Kantons Aargau, Regierungsrat Dr. Markus Dieth, begrüsst werden, welcher mit seinen Erläuterungen die Wichtigkeit der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung hervorhob. Er erklärte, dass auch in der Politik und auf Bundes- und Kantonsebene aktuell viele Massnahmen und Vorhaben geplant und organisiert werden, damit die Digitalisierung auf allen Ebenen vorangetrieben werden kann.

Alex Sollberger, Präsident des Vereins «Myni Gmeind» bereicherte den Event mit den Auswertungen und Trends rund um das Thema Digitalisierung in den Gemeinden. Ziel des Vereins ist es, die Gemeinden und Kantone der Schweiz in der Digitalisierung zu unterstützen. Dafür wurden in den vergangenen zwei Jahren Umfragen zum Befinden in Bezug auf die Digitalisierung in den Gemeinden durchgeführt. Im aktuellen Jahr beteiligten sich 34% der 2'179 eingeladenen Gemeinden. Die Umfrage hat ergeben, dass die IT-Sicherheit, Energie und die Digitalisierung gleichermassen als wichtige Themen diskutiert werden, direkt hinter der Infrastruktur einer Gemeinde auf Platz eins und den Finanzen auf Platz zwei.

Jede Gemeinde ist entscheidend für den Erfolg – jetzt Verlinkung erledigen

Das Smart Service Portal Aargau steht der Aargauer Bevölkerung bereits seit über eineinhalb Jahren zur Verfügung. Mit über 26'000 kommunalen Bestellungen und einem generierten Gesamtwert von über Fr. 600'000.00 (Stand 18. Oktober 2023) darf man von einem vollen Erfolg sprechen.

Indem Einwohnerinnen und Einwohner über die Verlinkung auf den Gemeindewebseiten - oder die Erwähnung beim physischen Schalterbesuch - auf das Smart Service Portal aufmerksam werden, können die Transaktionszahlen weiterhin gesteigert werden. Zudem fällt für die Gemeinden die Pflege sowie die Kosten des Online-Schalters weg, da die Nutzenden über das Smart Service Portal immer auf aktualisierte Inhalte treffen. Auch bietet das Smart Service Portal viele weitere einfach anwendbare Dienstleistungen der Gemeinden, dem Kanton und dem Bund an, was sehr nützlich ist und die Selbständigkeit fördert. Den Bezug einer Verwaltungsdienstleistung hat Fit4Digital damit so einfach wie Online-Shopping gemacht. Nutzen auch Sie die attraktiven Vorteile.

Rückblick Webinar Verlinkung ins Smart Service Portal vom 17. November 2022
Online Service verlinken - Tipps & Tricks

Künstliche Intelligenz in der öffentlichen Verwaltung

KI – das Trendthema schlechthin. Aber kann auch die öffentliche Verwaltung davon profitieren? Wir glauben das nicht nur, sondern sind davon überzeugt!

Die Anforderungen an die öffentlichen Verwaltungen steigen stetig. Was gleich bleibt oder sogar gekürzt wird, sind die Ressourcen. Es wird also schnell klar, dass diese Rechnung nicht aufgehen kann. Mit passenden KI-Tools wollen wir den Arbeitsalltag in gewissen Bereichen der öffentlichen Verwaltung effizienter gestalten. Durch unsere Erkenntnisse bei der Arbeit bei Fit4Digital sowie der Fachstelle Smart Services Aargau konnten wir bereits einige Anwendungsbereiche von KI aufspüren und vereinzelt bereits testen:

Finanzmanagement: Finanzdaten werden durch KI analysiert. Dadurch könnten Erfolgsrechnungen effizienter analysiert, optimiert und die verfügbaren Ressourcen noch effizienter genutzt werden.

Übersetzungsdienst: Inhalte der Gemeindewebseite könnten für fremdsprachige Einwohnerinnen und Einwohner über ein KI-Chat-System abgefragt werden.

Datenmanagement und -integration: KI hilft dabei, Daten aus verschiedenen internen Quellen zu integrieren und zu analysieren, damit umfassende Einblicke in die Verwaltungstätigkeiten gewonnen werden können. Dies kann beispielsweise für die Einsicht von Weisungen und Reglementen einer Gemeinde für neue Mitarbeitenden angewendet werden. Für diesen Anwendungsbereich erarbeiteten wir bereits eine erste Testversion. Dafür wurden knapp 100 Dokumente, bestehend aus Reglementen, Verordnungen und Weisungen, rund 90'000 Wörter und über 700'000 Buchstaben in einen abgeschlossenen Container auf MS Azure CH transferiert. Mithilfe eines klassischen Chat-Bots (wie wir ihn von ChatGPT kennen) konnten so die Daten aus den knapp 100 Dokumenten abgefragt werden. Darin verbaut haben wir ebenfalls den erwähnten Übersetzungsdienst. Das heisst, dass die Unterlagen zwar in deutscher Sprache eingelesen wurden, die Abfrage sowie die Antwort über den Chat-Bot jedoch in diversen Fremdsprachen erfolgen kann.

Zusammenfassend können wir festhalten, dass künstliche Intelligenz zweifellos spannende Möglichkeiten in der öffentlichen Verwaltung eröffnet. Die Möglichkeiten sind enorm und wir werden weiterhin daran arbeiten, die Potenzialen von KI voll auszuschöpfen.