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Newsletter Februar 2019

Newsletter Februar 2019

Sie lesen den Newsletter des Verbands Aargauer Gemeindeschreiberinnen und Gemeindeschreiber. Wir danken für Ihr Interesse an unserem Verbandsgeschehen.

 

Generalversammlung 2019: Voranzeige

Am Montag, 6. Mai 2019 findet im Saalbau in Reinach die Generalversammlung 2019 mit anschliessendem Mittagessen statt. Als Referent konnte Herr Dr. Marc K. Peter, Leiter Kompetenzschwerpunkt und Dozent an der Fachhochschule Nordwestschweiz (FHNW), engagiert werden. Er referiert zum Thema "Digitale Transformation". Der Vorstand bittet alle Mitglieder, sich diesen Termin vorzumerken, und hofft auf eine zahlreiche Beteiligung. Die persönliche Einladung folgt zu gegebener Zeit.

 

Neuaufnahme von Mitgliedern

Der Vorstand hat an seiner letzten Sitzung diese Kollegen neu in unseren Verband aufgenommen:

  • Céline Schifferle, Gemeindeschreiberin-Stellvertreterin in Schwaderloch
  • Ralf Windbiel, Gemeindeschreiber-Stellvertreter in Untersiggenthal

Der Vorstand heisst die neuen Verbandsmitglieder herzlich willkommen und freut sich auf eine aktive Teilnahme am Verbandsgeschehen.

Mitgliedermutationen bitte melden

Bitte melden Sie Stellenwechsel, Pensionierungen, Änderungen bei den Personalien usw. an unseren Kollegen Mike Barth, Gemeindeschreiber in Staufen. Für die Meldungen stehen die Formulare Anmeldung als Mitglied und Mutationsmeldung zur Verfügung.

 

Neuer Archivplan nach HRM2

Am 1. Juli 2014 hat unser Verband allen Aargauer Gemeinden ein neues Ordnungssystem für die Akten- und Archivführung zur Verfügung gestellt. Aufgrund eines vielfach geäusserten Wunschs sowie mit Blick auf zahlreiche GEVER-Projekte, die sich zurzeit in den Aargauer Gemeinden in Umsetzung befinden, hat der Kantonalvorstand entschieden, den Aargauer Gemeinden nebst dem ordentlichen Archivplan zusätzlich einen Archivplan nach HRM2 zur Verfügung zu stellen. Zu diesem Zweck hat der Verband Aargauer Gemeindeschreiberinnen und Gemeindeschreiber das von den Gemeinden Birr, Rudolfstetten-Friedlisberg und Oberwil-Lieli ausgearbeitete Ordnungssystem nach HRM2 erworben. Auch der Archivplan nach HRM2 wird allen Verbandsmitgliedern sowie den Aargauer Gemeinden kostenlos zur Verfügung gestellt. Das Ordnungssystem nach HRM2 kann auf unserer Webseite heruntergeladen werden.

Ordnungssystem nach HRM2

 

Einsichtnahme in Gemeinderatsprotokolle und -akten zu Forschungszwecken

Der Verband Aargauer Museen und Sammlungen (VAMUS) ist an unseren Verband herangetreten mit der Frage, inwiefern die Gemeindearchive (u.a. Gemeinderatsprotokolle, Gemeinderatsakten usw.) zu Forschungszwecken eingesehen werden können. In der konkreten Anfrage ging es um im Kanton Aargau internierte Personen während des zweiten Weltkriegs. Es ist davon auszugehen, dass in den kommenden Wochen und Monaten Gemeinden mit dieser Frage konfrontiert werden.

Laut § 42 Abs. 3 Gemeindegesetz (GG) sind die Sitzungen des Gemeinderates nicht öffentlich. Gemäss § 7 Abs. 1 lit. a) des Gesetzes über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen (IDAG) ist der Zugang zu Protokollen von nicht öffentlichen Sitzungen unabhängig von einer Interessenabwägung ausgeschlossen. § 7 IDAG schliesst einen rechtlichen Anspruch auf Einsicht zwar aus, dies bedeutet aber nicht, dass der Gemeinderat die Einsicht nicht genehmigen respektive erlauben darf.

In § 46 IDAG werden die Schutzfristen für die Einsichtnahme in Gemeinderatsakten definiert. Die Schutzfrist für Dokumente aus der Zeit des 2. Weltkriegs ist noch nicht abgelaufen. In § 48 Abs. 3 IDAG wird dann bestimmt, dass die Einsichtnahme in solche Akten trotzdem zu Forschungszwecken bewilligt werden kann.

Es ist von Bedeutung, dass die in den eingesehenen Protokollen und Akten enthaltenen schützenswerten Personendaten u.a. wegen der noch nicht abgelaufenen Frist von 80 Jahren weiterhin vertraulich bleiben, gleichzeitig aber die Forschungsarbeit ermöglicht wird. Deshalb müssen Personen, welche solche Akten zu Forschungszwecken einsehen wollen, einerseits schriftlich erklären, dass sie sämtliche für ihre Forschungsarbeit verwendeten Personendaten anonymisieren und zudem, dass sie eine Verschwiegenheitserklärung unterzeichnen bezüglich anderweitiger Daten, welche sie durch die Einsichtnahme in die Gemeinderatsprotokolle und -akten erhalten.

Fazit

Der beschwerdefähige und unter Umständen gebührenpflichtige Entscheid, Einsicht in die Gemeinderatsprotokolle und -akten zu gewähren, liegt beim jeweiligen Gemeinderat. Falls er die Einsichtnahme erlaubt, ist es zwingend erforderlich, dass die Einsicht nehmende Person schriftlich erklärt, dass sie sämtliche für ihre Forschungsarbeit verwendeten Personendaten anonymisiert. Zudem muss die Person bezüglich der weiteren von ihr einsehbaren Daten eine schriftliche Verschwiegenheitserklärung abgeben.

 

Mustersammlung der Infothek

Verschiedene Bereiche: Neue Muster

In der Infothek sind neu diese Formulare, Briefvorlagen und Verfügungen aufgeschaltet:

  • Verschiedene Muster aus dem Personalbereich (vom Bewerbungs- bis zum Austrittsgespräch)
  • Zum Thema neues Unterhaltsrecht ist ein Link zum entsprechenden Handbuch aufgeschaltet
  • Bezüglich Gemeindefusionen sind Muster für die Gemeindeversammlungs- und die Abstimmungsvorlage enthalten
  • Muster für einen Schulgeldentscheid bei auswärtigem Schulbesuch (Ablehnung)
  • Amtsbericht bei Umwandlung einer Aufenthaltsbewilligung

Die Mitglieder der Infothek prüfen laufend die vorhandenen Vorlagen und Muster auf Aktualität und Korrektheit. Falls Sie Vorlagen oder Muster entdecken, die nicht aktuell oder fehlerhaft sind, melden Sie dies bitte per E-Mail an Daniel Müller, Präsident der Infothek. Wir werden Ihre Hinweise anschliessend den Ressortverantwortlichen der Infothek weiterleiten.

Vermissen Sie eine Vorlage in unserer Mustersammlung oder haben Sie ein Muster erarbeitet, welches unbedingt in unsere Mustersammlung gehört? Bitte melden Sie sich ebenfalls per E-Mail bei Daniel Müller. Wir danken für Ihre Unterstützung.

 

E-Government

Projektstart elektronische Abrechnungen im Asyl- und Sozialhilfebereich (ELAAS)

Der Kanton übernimmt den finanziellen Aufwand für Unterbringung und Betreuung von Personen des Asylbereichs (in der Regel vorläufig aufgenommenen Personen ohne Flüchtlingseigenschaft mit Ausweis F, teilweise auch Asylsuchende mit Ausweis N) in den Gemeinden. Weiter übernimmt er den Sozialhilfeaufwand nach SKOS, der den Gemeinden für anerkannte Flüchtlinge (Status B) beziehungsweise vorläufig aufgenommene Personen mit Flüchtlingseigenschaft (Ausweis F) anfällt, während fünf beziehungsweise sieben Jahren. Die heutigen Abrechnungsprozesse bestehen aus mehreren Teilprozessen mit manueller Arbeit und Medienbrüchen – vor allem zwischen Kanton und Gemeinden. Zudem werden verschiedene Systeme mit und ohne Schnittstellen untereinander verwendet.

Unter Federführung des Departements Gesundheit und Soziales sollen die aktuell manuellen Teilprozesse durch einen durchgängigen elektronischen Prozess abgelöst werden. Dadurch wird der Prozess beschleunigt, die Daten- und Arbeitsqualität erhöht und der Arbeitsaufwand reduziert. Der Einbezug der Gemeinden im Projekt ist über die Fachstelle E-Government sichergestellt.

Pilotprojekt "Digitaler Dorfplatz mit Crossiety"

Der digitale Dorfplatz von Crossiety (www.crossiety.ch) ist ein lokales und vertrauenswürdiges soziales Netzwerk für die Nachbarschaft, Wohngemeinde und Region. Auf der interaktiven Plattform können sich Einwohnerinnen und Einwohner besser informieren, effizienter miteinander kommunizieren und sich einfacher engagieren. Die Plattform ist nicht als Plattform der Gemeinde zu verstehen, sondern dient als Vernetzungsplattform aller möglichen Stakeholder (Gewerbe, Vereine, Schulen, Privatpersonen, Gemeinden, etc.). Die Fachstelle E-Government begleitet ein Pilotprojekt in einer Aargauer Region und wird zu gegebener Zeit über die Erkenntnisse informieren.

 

Branche öffentliche Verwaltung Aargau

ÜK-Lehrmittel Version 2019 ab sofort verfügbar

Das Aargauische ÜK-Lehrmittel ist auf den 1. Januar 2019 überprüft und den neuen rechtlichen Grundlagen angepasst worden. Es kann entweder als Gesamtdokument, Ausgabe 2019, oder in reduzierter Form mit lediglich den gegenüber 2018 geänderten Seiten herunter geladen werden. Für die Lernenden des Kantons gibt es eine andere Ausgabe als für die Lernenden der Gemeinden.

ÜK-Lehrmittel für Lernende der Gemeinden
ÜK-Lehrmittel für Lernende des Kantons

Wichtiger Hinweis für die Abschlussprüfung (AP) 2019

Bei Lernenden, welche dieses Jahr die AP absolvieren, stellt sich im Zusammenhang mit dem Nachtrag des ÜK-Lehrmittels die Frage, ob sie nach dem alten oder nach dem neuen Recht geprüft werden. Hier gilt es Folgendes zu beachten:

Bei den Lernenden der Generation 2016/19 akzeptieren die Experten in der Regel bei der mündlichen Prüfung sowohl das alte Recht als auch das Neue. Trotzdem dürfen sie sich nicht allzu stark darauf verlassen, dass nur das "Alte" geprüft wird. Falls ein Lernender nämlich zum Beispiel von Februar bis Mai 2019 in der Abteilung Finanzen war und es im Kapitel 5 Finanzen auf den 1. Januar 2019 Änderungen gegeben hat, gehen die Experten selbstverständlich davon aus, dass der Lernende die neuen Bestimmungen kennt. Anders ist es, wenn der Lernende das letzte Mal zum Beispiel von August bis November 2018 in der Abteilung Finanzen war. Dann ist es tatsächlich so, dass es genügt, wenn der Lernende den "alten Stoff" kennt. Aus diesem Grund muss mit dem Praxisbericht auch das Ausbildungsprogramm abgegeben werden, damit die Experten sehen, wann die Lernenden in welcher Abteilung waren.

Schulungen

Die nächste ALS-/PE-Schulung findet am 8. März 2019 statt. Es hat aktuell noch wenige freie Plätze. Die Anmeldungen erfolgen über die Website www.ov-ag.ch (Schulungen). Für die halbtägigen Schulungen "Refresher", "rALS" und "LLD verstehen und würdigen" führen wir eine Interessentenliste. Bei genügend Interessenten werden wir gemeinsam einen Termin festlegen und eine Schulung durchführen. Falls Sie an einer dieser Schulungen interessiert sind, teilen Sie uns dies mit, damit wir Sie auf die Liste setzen können.

Qualitätssicherung der überbetrieblichen Kurse

Pro Jahr stehen drei bis fünf lokale/regionale Organisationen schweizweit im Qualitätssicherungsprozess der ovap. Im Jahr 2019 ist dies u.a. auch der Kanton Aargau. Basierend auf den Qualitätskriterien (Aufbau des Grundlagenwissens; Optimale Begleitung und Unterstützung der Lernenden und der Ausbildungsbetriebe; Praxisbezug des Unterrichtes; Erfolgreicher Verlauf der Lehre) und den daraus formulierten Qualitätsgrundsätzen werden die beteiligten Personengruppen befragt: Lernende, Betriebe, üK-Leitende/Fachreferenten und lokale/regionale Organisationen. Seit der Einführung der Qualitätssicherung der überbetrieblichen Kurse konnten immer wieder Anregungen aus den Befragungen der Ausbildungsbetriebe einfliessen, beispielsweise für Massnahmen, die den Unterricht betreffen oder für die Entwicklung der neuen Lehrmittel. Die Befragung erfolgt via Extranet auf www.ov-ap.ch im Zeitraum vom 1. März 2019 bis zum 30. Juni 2019. Die betroffenen Lehrbetriebe werden durch die Geschäftsstelle Aargau zu gegebener Zeit direkt informiert.